電話・FAXから変換 給食食材の受発注業務をシステム化しDXを推進

給食食材の受発注業務をシステム化。食材の卸し先である小学校からは従来電話やFAXを使った注文を受けていたが、システム上で発注できる仕組みを開発。これにより受発注者ともに業務の負担が減り、より効率的な事業運営が可能になりました。

クライアントの課題

給食食材の受発注業務では、手作業が多く、生産性の低下が課題となっていた。発注方法は小学校ごとに異なり、電話やFAXなど複数の手段が混在していたため、対応に手間がかかっていた。また、発注内容も統一されておらず、確認や集計を手作業で行う必要があったことから、業務の属人化が進行。特定の担当者に負担が集中し、業務効率の向上やミス削減が急務となっていた。

主な課題

実施内容

給食食材の発注業務を効率化するため、従来の電話やFAXによる発注をオンライン化するシステムを構築。初期導入時は必要最低限の機能に絞り、運用開始後に段階的に機能を拡張するミニマムスタート方式を採用した。これにより、初期コストを抑えつつ、実際の業務フローに適応した柔軟なシステム開発を実現した。

提供したシステムには、アカウント管理（受注者・発注者）、表示内容のカスタマイズ、商品マスター管理、発注操作などの基本機能を搭載。その後、給食管理ソフトとのデータ連携機能を追加し、献立作成データをそのまま発注データとして活用できる仕組みを導入した。これにより、手入力の手間やミスを削減し、業務の正確性を向上させた。

現在、このシステムは市内の全小学校で導入されている。リアルタイムで発注内容を確認できるため、迅速な手配が可能となり、PCやタブレットがあれば時間や場所を問わず発注できる環境を整えた。また、小学校側も給食管理ソフトのデータを活用し、二重入力の手間を省きながら業務の効率化を実現している。

今回の方針

弊社では、常に新たな価値を生み出すことを重視し、サービスの在り方を追求している。また、その実現に向けて、利便性や効率性を高める仕組みを構築し、より良い環境を提供することに力を注いでいる。

今回のシステム開発においても、この方針を軸に、必要最低限の機能からスタートし、運用状況に応じて柔軟に拡張できる仕組みを採用。また、PCやタブレットに不慣れなユーザーでも直感的に操作できる設計とし、誰もがスムーズに業務を進められる環境を整えた。さらに、他システムとの連携により、手入力の手間やミスを削減し、業務効率化を超えた新たな価値を提供している。

導入後の成果

システム導入により、従来の電話やFAXを用いた発注業務の時間が大幅に削減され、業務全体の効率が向上した。また、発注方法の統一により、担当者ごとの手順の違いが解消され、作業の標準化が実現。これにより、業務の属人化を防ぐ効果も得られた。

さらに、手入力の削減により誤発注リスクが低減し、データの正確性が向上。特に、給食管理ソフト「カロリーメイク」との連携により、献立データをそのまま発注に活用できるようになり、発注ミスの防止に貢献した。

加えて、発注履歴のデジタル化により過去の取引を迅速に確認できるようになり、管理業務の負担が軽減。さらに、システムは段階的な機能拡張が可能な設計となっており、今後の業務の変化にも柔軟に対応できる仕組みが整った。

以前の課題とサービス導入後の変化

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