28種の申請業務をkintoneへ短期一括移行

菓子・食品製造を手がけるあるメーカーでは、将来的な業務拡張や柔軟な情報共有を見据え、従来のグループウェアからの移行が社内で検討されていた。

また、現場部門でも運用改善が可能な仕組みが求められる中、ノーコード開発環境を備えた「kintone」が次期プラットフォームに選定された。

しかし、プロジェクトを主導する情報システム部では、通常業務に加えて担当者の一時的な離脱も重なり、限られた体制での対応が課題となっていた。

こうした状況を受けて、申請業務の移行に関して外部支援が必要となり、サンエルが参画。新たな業務基盤の構築に向けた取り組みがスタートした。

クライアントの課題

従来使用していたグループウェア「NI Collabo 360」は、メンテナンスに専門性が求められ、対応できる人材が限られていたため、特定のメンバーに負荷が集中していた。

誰でもメンテナンス可能な仕組みにするため、グループウェアの見直しを検討。日常業務に追われる中、情報システム部では移行対応まで手が回らず、リソース不足も顕在化していた。

このような状況を受け、申請ワークフローの再構築と移行に関する業務について、当社にご相談をいただいた。

主な課題

実施内容

既存のグループウェアで運用されていた申請業務を、kintone上で再構築。業務フローの現状を整理し、誰でも扱いやすく、メンテナンスしやすい構成を意識して設計を行った。

対象は28種類の申請手続きで、内容や承認経路に応じたワークフローアプリを個別に構築。現行業務との連続性を保ちながら、kintoneに準拠した形で各種処理が行えるよう対応した。

今回の方針

今回の移行プロジェクトでは、「属人化の解消」と「誰でも扱える運用体制の構築」が大方針。

全社システムの運用・問い合わせ対応を担う情報システム部門では、慢性的な人員不足が続いており、業務負荷の平準化と保守性の向上が急務だった。

申請業務の移行先として選ばれたのが、ノーコード開発環境と柔軟なカスタマイズ性、情報共有のしやすさを兼ね備えた「kintone」。

現場の担当者が専門知識なしで業務に合ったアプリを作成できるようになり、IT部門以外でも自発的に業務改善へ取り組む「市民開発」が社内に広がりはじめた。

今回の導入により、開発の自由度が向上し、情報システム部門への依存も軽減。継続的な業務改善の基盤が整いつつある。

また、普段パソコン業務に慣れていない従業員も多く申請業務に関わることから、操作の複雑さや変化に対する抵抗感も課題だった。kintoneは、現行業務に近い操作感を再現でき、スムーズな移行を実現できる手段としても有効と判断された。

導入後の成果

約2か月間で、旧グループウェア上の28種類の申請手続きに対応するkintoneアプリを設計・構築。

申請内容や入力項目は従来フローを踏襲し、各部門での本格運用に向けた移行もスムーズに進行。

限られた期間・人員で申請業務に必要なアプリを整備できたことで、情報システム部門の負荷を軽減。kintoneの導入により業務の見える化と内製化が可能となり、今後は現場主導での改善も期待される。

以前の課題とサービス導入後の変化

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