自治体業務を止めないシステム連携基盤の見直し― GaroonとWebexの安定運用を支える改修を実施 ―

伊丹市役所では、グループウェア「Garoon」とオンライン会議ツール「Webex」を連携し、会議室予約とオンライン会議作成をまとめて行える仕組みを運用していた。

職員が日常業務の中で利用していた一方で、サービス側の仕様変更による影響や、既存サポートの終了を踏まえ、継続利用に向けた見直しが必要となっていた。

サンエルでは、既存の運用を大きく変えないことを前提に、必要な改修と構成の見直しを実施した。

クライアントの課題

伊丹市役所では、職員同士の情報共有やスケジュール管理を行うグループウェア「Garoon」と、オンライン会議ツール「Webex」を連携して利用していた。

職員は、Garoonで会議室予約を行い、その流れでWebex会議の作成・更新も実施しており、会議準備や日程調整を効率的に進める仕組みとして、日常業務の中で活用されていた。

一方で、GaroonとWebexをつなぐ既存の仕組みは、双方のサービス仕様変更による影響を受けやすい状態となっていた。

今回もGaroon側の仕様変更により、連携機能の一部に影響が発生。今後も各サービスの仕様変更によって、連携機能が正常に利用できなくなる可能性があった。

さらに、この連携機能を開発・提供していた外部ベンダーによる伊丹市役所向けサポートは、2026年3月末で終了予定となっていた。

連携プログラムの権利は伊丹市役所へ移管されており、改修は可能な状態だった。

しかし、システム連携に関する専門的な技術対応を庁内のみで継続していくことは難しく、今後のトラブル対応や機能改修に対応できる体制づくりが必要となっていた。

また、連携機能に問題が発生した場合には、日程調整など日常業務への影響も懸念されていた。

そのため、現在の運用を継続しながら、将来的な仕様変更や不具合にも対応しやすい形で見直しを進めていく必要があった。

実施内容

サンエルでは、伊丹市役所が利用するGaroonとWebexの連携機能について、継続利用に向けた見直しを実施。

将来的な仕様変更やトラブル発生時の対応も踏まえ、必要な対応方針を整理したうえで、既存運用を継続するために必要な改修を開発・納品した。

また、現場担当者がこれまで通り利用できることを重視し、運用変更による負担をできる限り増やさない形で対応を行った。

今回の方針

今回の対応では、現場担当者がこれまでと大きく変わらない形で業務を継続できるよう、既存の運用を可能な限り維持することを重視した。

各サービスの仕様変更が管理・運用業務に与える影響を抑えるため、標準的な実装方法を採用し、継続的に運用しやすい構成へ見直しを行った。

また、短期的な対応にとどまらず、将来的にも安定して利用できる形を意識しながら進めた。

あわせて、日々の管理・運用の中で負担となっていた作業や課題を整理し、運用しやすい状態への見直しを行った。

導入後の成果

自治体の現場担当者は、新しい操作方法を大きく増やすことなく、これまでに近い形で運用を継続できる状態となった。

また、利用中のサービス内容や運用ルールが変更された場合でも、影響を受けにくい構成への見直しを実施している。

将来的な修正や対応についても、継続して進めやすい状態となっている。

さらに、外部サービスと連携するために必要な情報を一元的に管理できるよう整理した。

これにより、現場担当者が個別に確認・更新を行う負担の軽減につながっている。

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