自治体DXの伴走支援ー研修と個別相談で推進ー

三重県内の自治体において、地域活性化起業人として伴走しながら取り組みを進めている。

本取り組みの中で、研修・個別相談・情報発信を組み合わせながら、現場の業務に即した形での見直しを開始。

Word・Excel研修を通じて、会計年度任用職員を含む実務担当者の基礎的なスキル向上に取り組み、日々の業務をより進めやすい環境づくりを進めた。

あわせて、15分相談カードを活用し、担当者一人ひとりの相談に対応。

また、支払い処理や公用車管理に関する業務について、担当者とともに現状の整理や運用の見直しを行い、業務の効率化に向けた検討を進めている。

さらに職員向けコラム「DX通信」を継続的に発信し、庁内での理解促進や取り組みのきっかけづくりにつながる情報提供を行っている。

クライアントの課題

自治体の現場では日々の業務が進められる中で、支払い処理や公用車管理に関する業務など、一部の業務には見直しや効率化の余地が残っていた。

こうした業務は大きな支障なく回っていることも多く、改善の必要性が強く意識されにくいため、従来のやり方が続きやすい傾向にあった。

また、改善に取り組もうとしても、具体的な方法が分かりにくいことや、相談の機会が限られていることから、なかなか着手に至らない状況も見られた。

さらに、WordやExcelの活用には個人差があり、同じ業務でも作業時間やミスの発生にばらつきが生じていた。

会計年度任用職員を含め、担当者ごとにやり方が異なる場面も多く、業務の進め方にも課題が残っていた。

一般的な情報はインターネットで得られるものの、自治体特有のルールや運用事情により、そのまま現場で活用するのは難しいケースも少なくなかった。

そのため、個別の状況に応じて、無理なく改善を進めていく視点が求められていた。

実施内容

Word・Excel講習会の実施

自治体職員向けにWord・Excelの講習会を実施。

講習は「その場で全てを覚える」ことを目的とせず、「まず知ること・触れること」を重視した内容とした。

参加者ごとの経験や年齢の違いに配慮し、基本操作から日々の業務に活用できる内容まで、段階的に学べる構成とした。

会計年度任用職員を含む現場担当者の理解を広げ、業務スピードや作業精度のばらつきを抑えるための基盤づくりとして位置づけている。

15分相談カードを活用した個別支援

講習に加え、15分相談カードを活用し、各部署の具体的な業務に対して個別に対話を重ねながら進めている。

15分相談カードは、その名の通りExcelやWordの活用に関する困りごとを15分間で気軽に相談できる、という仕組みで、内容に応じてExcel用、Word用の2種類を用意している。

日々の業務で生じる疑問に対し、担当者との対話を通じて、実務に即した改善へとつなげている。

例えば、支払い処理や公用車管理に関する業務など、日常的に時間を要していた業務について、担当者とともに現状の作業手順を整理し、見直しの方向性を検討している。

現場の担当者とともに作業を進めながら、実務に即した形で改善の工夫を取り入れ、日々の業務の中で活用しやすい形での見直しを進めている。

職員向けコラム「DX通信」の発信

職員向けにコラム「DX通信」を継続的に発信している。

日々の業務に役立つ工夫やデジタル活用のヒントを、分かりやすい言葉で紹介。

難しい説明は避け、すぐに試せる内容に絞ることで、現場での実践につながりやすい情報発信を行っている。

また、取り組みの背景や考え方もあわせて共有することで、庁内での関心や理解の広がりにつながるよう工夫した。

今回の方針

今回の取り組みでは、研修の実施にとどまらず、学んだ内容を実務の中で活用していくことを重視した。

各部署の状況に合わせ、実際の業務に沿った形で職員とともに見直しを行っている。

基礎的なスキルの習得と日々の業務改善を切り分けるのではなく、並行して取り組むことで、実務に即した形での活用につなげている。

また、日々の業務の中で気づきを得やすい環境を意識しながら、継続的な見直しにつながる状態を目指している。

さらに、個別の取り組みに加え、活用のヒントを広く共有することで、組織全体での取り組みにつながる土台づくりにもつなげている。

導入後の成果

Word・Excelの基礎的な理解が広がり、担当者ごとの作業スピードや仕上がりのばらつきが小さくなりつつある。

印刷業務で使用するExcelについては設計の見直しが進められ、作業時間の短縮につながる場面も見られている。

入力ミスの減少や確認作業の負担軽減にもつながる動きも出てきた。

これまで手作業で対応していた業務についても見直しが進み、調整にかかる時間の削減に向けた検討が進行している。

一部では、活用が難しかったファイルの整理・再利用が進み、より扱いやすい形での運用が試みられている。

また、保護機能の活用などにより、安定した運用に向けた工夫も見られるようになった。

さらに、「15分相談カード」をきっかけに、現場データをもとにした具体的な相談が増えており、業務改善に向けた対話の機会が広がっている。

加えて、職員向けコラム「DX通信」を通じて、業務改善への関心が高まり、日々の業務の中で工夫を取り入れようとする動きも見られている。

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