属人化していた業務課題を整理し、業務に合わせた報告管理システムを新規構築

本事例の情報通信関連事業者は、関係先の情報管理や報告業務に既存システムを利用していた。

しかし、既存の報告管理システムは実際の業務に十分対応できず、複雑な業務ルールを担当者の経験や知識で補う場面が多く、運用負担や属人化が課題となっていた。

また、運用方法や管理項目の変更にも柔軟に対応しにくい状況にあった。

これらの課題を解決するため、現行業務を整理したうえで、業務に合わせた報告管理システムを新たに構築。

新システムでは、将来の運用変更にも対応しやすい仕組みを取り入れ、管理業務にかかる工数を削減するとともに、担当者の経験や知識だけに頼らない業務運用を支える環境を整えた。

クライアントの課題

今回ご紹介する情報通信関連事業者では、関係先の情報管理や報告業務に既存システムを利用していた。

しかし、既存システムが実際の業務に合っておらず、十分に活用できない状況が続いていた。

また、業界特有の運用ルールや管理方法を担当者の経験と知識で補う場面が多く、特定の担当者に業務が集中していた。

そのため、担当者以外が業務の内容を把握し、引き継ぐことも難しかった。

運用方法の変更や例外的な対応が発生した場合も、既存システムでは対応しにくく、情報の管理や確認に多くの工数がかかっていた。

実施内容

はじめに、現行業務の流れや情報の管理方法をヒアリングし、業務内容を理解した上で、業務上の課題とシステムに必要な要件を整理した。

当初は既存システムを活用した改善を検討していたが、課題を整理した結果、部分的な改修では実際の業務とのずれを根本から解消することが難しいと判断した。

そこで当社は、新規システムとして設計し直す方針を提案した。

新しいシステムでは、現在の業務フローに合わせて、管理する情報や処理の流れを再設計した。

あわせて、将来、運用方法や管理項目が変わった場合にも対応しやすいデータ構造を採用している。

また、将来の名称変更や報告形式の変更にも柔軟に対応できるよう、システム内のデータをCSV形式で出力し、用途に応じて活用できる仕組みを実装した。

今回の方針

今回のプロジェクトでは、実際の業務に合ったシステムを構築するため、機能を決める前にクライアントの業務を理解することを重視した。

「どのようなシステムを作るか」から考えるのではなく、「現在の業務で何が問題となっているのか」「どのような状態を実現したいのか」を整理した上で、必要な仕組みを検討した。

目の前の課題への対応だけでなく、将来の運用変更や担当者の交代も考慮し、長期的に使い続けられることを意識して設計した。

導入後の成果

新しい業務管理システムの導入により、管理業務にかかる工数を削減した。

実際の業務フローに合わせて情報の管理方法や処理の流れを見直したことで、従来発生していた手作業や確認作業の負担軽減にもつながっている。

また、複雑な業務ルールをシステムへ反映し、担当者の経験や知識だけに頼らず業務を進めるための仕組みを整えた。

また、将来の運用変更にも対応しやすい仕組みを整備し、継続して運用しやすいシステムを実現した。

一緒にDXしませんか？